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Lundi 09 novembre 2015 - Actualité
La dématérialisation dans la copropriété prend forme

Après plus de 4 ans d’attente est paru, le décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015, relatif à la dématérialisation des notifications et des mises en demeure concernant les immeubles soumis au statut de la copropriété des immeubles bâtis

Comme le précise les pouvoirs publics, le présent décret a pour objet d’adapter le droit de la copropriété à l’évolution des moyens de communication en ouvrant la possibilité de procéder à des notifications et mises en demeure par voie électronique

Les dispositifs du décret relatif à la dématérialisation des notifications et mises en demeure

Le décret complète l’article 32 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 afin que le syndic dispose d’une adresse électronique actualisée des copropriétaires qui souhaitent bénéficier de la dématérialisation des envois.

Aussi modifie t’il l’article 64 de ce décret afin de préciser que les notifications et mises en demeure sont valablement faites par voie électronique et supprime la référence à la télécopie, cette technique de notification n’offrant qu’un faible niveau de sécurité

L’article 64 modifie :

  1. La première phrase du premier alinéa est rédigée comme suit :
    « Toutes les notifications et mises en demeure prévues par la loi du 10 juillet 1965  susvisée et le présent décret sont valablement faites par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. »
  2. A la seconde phrase du premier alinéa, les mots : « ou le lendemain du jour de la réception de la télécopie par le destinataire » sont supprimés ;
  3. Après le premier alinéa, il est inséré un alinéa ainsi rédigé :
    « Ces notifications et mises en demeure peuvent également être valablement faites par voie électronique dans les conditions et selon les modalités fixées aux articles 64-1 à 64-4. »
    Sont donc créés quatre articles, 64-1 à 64-4, afin de préciser les conditions et les modalités de mise en œuvre de la dématérialisation.
    Aussi après l’article 64, sont insérées les dispositions suivantes :
    « Art. 64-1.-Lorsque l’accord exprès du copropriétaire mentionné à l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée est formulé lors de l’assemblée générale, il est consigné sur le procès-verbal de l’assemblée générale mentionné à l’article 17 du présent décret.
    « Lorsqu’il n’est pas formulé lors de l’assemblée générale, le copropriétaire le communique par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par lettre recommandée électronique au syndic, qui l’enregistre à la date de réception de la lettre et l’inscrit sur le registre mentionné à l’article 17.
    « Art. 64-2.-Le copropriétaire peut à tout moment notifier au syndic, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par lettre recommandée électronique, qu’il n’accepte plus d’être rendu destinataire de notifications ou de mises en demeure par voie électronique. Cette décision prend effet le lendemain du jour de la réception de la lettre recommandée par le syndic. Le syndic en fait mention sur le registre mentionné à l’article 17.
    « Art. 64-3.-Les notifications et mises en demeure par voie électronique peuvent être effectuées par lettre recommandée électronique dans les conditions définies à l’article 1369-8 du code civil. Dans ce cas, le délai qu’elles font courir a pour point de départ le lendemain de l’envoi au destinataire, par le tiers chargé de son acheminement, du courrier électronique prévu au premier alinéa de l’article 3 du décret n° 2011-144 du 2 février 2011 relatif à l’envoi d’une lettre recommandée par courrier électronique pour la conclusion ou l’exécution d’un contrat.
    « Dans le cas où il est fait application des articles 4 et 5 du même décret, le délai court à compter du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée électronique imprimée sur papier avec demande d’avis de réception au domicile du destinataire.
    « Art. 64-4.-Les articles 64-1 à 64-3 sont applicables lorsqu’un administrateur provisoire est désigné en application de l’article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée ou lorsque l’assemblée générale est convoquée par le président du conseil syndical ou par un copropriétaire dans les conditions définies aux articles 8 et 50. »

 
Enfin le décret modifie l’article 65 afin que les copropriétaires, ayant au préalable manifesté leur accord pour recevoir des notifications et mises en demeure par voie dématérialisée, notifient au syndic leur adresse électronique.
 
Les points “oubliés” du décret  relatif à la dématérialisation des notifications et des mises en demeure concernant les immeubles soumis au statut de la copropriété des immeubles bâtis
 
Il y a lieu de rappeler que la loi relative à l’accès au logement et à un urbanisme rénové dite loi Alur (L. n° 2014-366, 24 mars 2014, JO 26 mars) avait comme objectif notamment, d’introduire dans les copropriétés une forte dose de dématérialisation.

Cette dernière avait par ailleurs prévue deux types de dispositions.

Autant la disposition optionnelle est désormais réglée par le décret relatif  à la dématérialisation des notifications et mises en demeure concernant les immeubles soumis au statut de la copropriété, autant la disposition obligatoire, faite au syndic professionnel de proposer, à compter du 1er janvier 2015, « un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés » (L. n° 65-557, 10 juill. 1965, JO 11 juill., art. 18, I, nouveau) mérite encore d’être précisée.

En effet, concernant le coût  de cette prestation, le décret du 26 mars 2015 relatif au nouveau contrat type de syndic a précisé que cette dernière était comprise dans le forfait de base des honoraires du syndic, par contre qu’en est il  de la liste des documents concernés par cette offre d’accès en ligne sécurisée?

Cette omission ne contribuera t’elle pas à renforcer les craintes de ceux qui comme, David Rodriguez , conseiller juridique à CLCV indiquait lors d’un dernier colloque sur la dématérialisation de la copropriété: « l’extranet n’est pas l’outil idéal pour rendre les syndics plus transparents dans la mesure où ce sont eux qui vont décider des documents qu’ils partageront. Cela va représenter une charge de travail supplémentaire qu’ils devront probablement répercuter dans leurs honoraires. Par ailleurs, si les grandes structures pourront trouver les moyens de s’y adapter, ce ne sera pas forcément le cas des plus petites ».

Et celui par ailleurs de préciser lors de ce colloque en 2014,concernant les notifications et mises en demeure: « Je crains qu’on se mette dans une usine à gaz susceptible de créer des contentieux et des surcoûts juridiques comme des annulations d’assemblées générales. Sur les mises en demeure, je suis défavorable à la dématérialisation dans la mesure où l’envoi d’un courrier papier a plus d’impact, aux yeux des copropriétaires, que l’envoi d’un mail. »
 
Et vous, pensez que comme le juriste du CLCV ou encore comme Stéphane Glucksmann, directeur général délégué adjoint chez Citya, qui lors de ce même colloque organisé en 2014 par l’IMSI et la FF2I indiquait: “Nous sommes tournés vers la dématérialisation depuis plusieurs années via un extranet qui héberge, entre autres, nos règlements de copropriété et une diffusion de nos appels de fonds pour provisions pour charges par mail. Ce système fonctionne de mieux en mieux, même s’il faut avouer que nous sommes en avance par rapport aux besoins de nos clients : seuls 30 % sont aujourd’hui demandeurs de solutions dématérialisées.” ou alors que les nouveaux dispositifs prévus par le décret 2015-1325 relatif à la dématérialisation des notifications et mises en demeure faciliteront la gestion des copropriétés et comme l’indiquait également Jérôme Dauchez, membre de l’Unis, lors de ce même colloque, qu’ils permettront aux professionnels de se concentrer sur des tâches stratégiques, pas uniquement administratives, et ainsi valoriser leur savoir-faire ?